Este es el segundo post de una serie de tres sobre SAP Group Reporting en SAP S/4HANA. Si todavía no lo has hecho, aquí te dejo el enlace al primer post de la serie, una introducción a SAP Group Reporting en S/4HANA.
En este post resumiremos las principales tablas, objetos parametrizables y los datos maestros usados por SAP Group Reporting en el proceso de consolidación.
Modelo de datos
Tablas de datos: Las tablas que contienen la información financiera para las entidades en SAP S/4HANA son las siguientes:
- ACDOCA: Contiene todos los apuntes de los asientos derivados de las contabilizaciones diarias que se transferirán a la tabla de consolidación.
- ACDOCP: Partidas individuales de datos plan. Contiene las contabilizaciones del plan que se transferirán a la tabla de consolidación.
Tablas de SAP Group Reporting S/4HANA: las tablas que se usan en Group Reporting son las siguientes:
- ACDOCU: Asientos de consolidación universales. Incorpora los registros de consolidación transferidos desde las tablas de finanzas de S/4HANA, recogidos desde la API o procesados por contabilizaciones manuales.
Esta tabla tiene más de cien campos, siendo los más importantes: libro de consolidación, posición de balance, unidad de consolidación, moneda de la transacción, moneda local y moneda del grupo. Los datos se almacenan de forma periódica.
- Tablas FINCS: Tablas de configuración y mapeo específicas para los informes de grupo. En S/4HANA 1909 hay más de 70 tablas disponibles.
Objetos personalizables
En esta sección se detallan los elementos que son necesarios configurar en el sistema a través del Customizing (Código de transacción SPRO) para ejecutar los procesos implícitos en Group Reporting. Las capturas de pantalla están basadas en la versión SAP S/4HANA 1909.
Ledger de consolidación: se define por dos atributos principales:
- Moneda del grupo: determina la moneda de los datos financieros de los grupos de consolidación. Para consolidar en diferentes monedas, se requiere crear libros de contabilidad separados para cada moneda del grupo.
- Valoración asociada al ledger de referencia: El ledger de referencia especifica el ledger fuente del diario universal en el lado de la contabilidad FI. Los valores integrados se toman del libro de referencia.
para definir el ledger de consolidación se accede por la siguiente ruta de IMG:
Por standard SAP nos proporciona el ledger Y1 con la moneda EUR y el ledger Y2 con la moneda USD.
Dimensión de consolidación: Unidad organizativa para proceder a la consolidación. Para definir o editar una vista de consolidación se accede a la siguiente ruta de la IMG:
por defecto SAP ofrece Y1 – Companies.
La longitud por defecto y mínima de la unidad de consolidación es de 6, para considerar las empresas externas no incluidas en SAP S/4HANA.
Versión de consolidación: Identifica un área de datos específica en la base de datos de consolidación para satisfacer diferentes necesidades de información. Por ejemplo, para separar los datos reales para publicar informes oficiales de los datos de planificación y previsión para la evaluación interna.
Para definir una versión se consolidación de describe la siguiente ruta IMG:
El standard de SAP también ofrece multitud de versiones de consolidación que pueden parametrizarse. También se pueden añadir versiones nuevas.
También podemos asignar versiones especiales para recuperar los ajustes mantenidos entre diferentes versiones de consolidación. De esta forma, sólo es necesario introducir los parámetros de control una vez en las versiones especiales y asignar las versiones especiales a las versiones de consolidación.
Por ejemplo, las versiones de consolidación para los datos reales y los datos planificados pueden compartir todas las parametrizaciones de la versión especial excepto la de Entrada de datos. En este caso, se pueden asignar diferentes versiones especiales de entrada de datos pero las mismas otras versiones especiales a cada versión de consolidación. Cuando se realiza una medida en una versión de consolidación, el sistema lee las versiones especiales que son relevantes para esa medida y que están asignadas a esa versión de consolidación.
A continuación encontrará un ejemplo de configuración de la versión del presupuesto para un año determinado:
a continuación se muestra como sería la configuración de la versión actual:
Categoría de desglose: Clasifica las subasignaciones que se requieren para que las posiciones de la cuenta de resultados realicen tareas de consolidación. Se soportan los siguientes campos de categoría de desglose:
- Unidad de socio
- Tipo de subposición
- Subposición
- Moneda de la transacción
- Unidad de medida
Para cada posición de la cuenta de resultados, el tipo de imputación determina las subasignaciones que deben actualizarse.
Para definir las categorías de desglose accedemos para la siguiente ruta de IMG:
Al igual que ocurría con las versiones de consolidación, el standard de SAP también ofrece multitud de categorías de desglose que pueden parametrizarse. También se pueden añadir categorías nuevas.
Tipo de subposición: Clasifica las subposiciones, que son necesarias para la subasignación de posiciones. Un tipo de subposición se asigna a las posiciones relevantes mediante tipos de imputación.
SAP ofrece dos tipos de subposición predefinidos: Clases de movimiento y Áreas funcionales.
Para definir un tipo de subposición o subposición se accede a la siguiente vía de acceso de la IMG:
Cada categoría de sub-partidas contiene las posibles sub-partidas a determinar con la descripción de cada una de ellas. Las subposiciones se utilizan para desglosar aún más los valores registrados en las posiciones de los estados financieros (FS). Por ejemplo, la clase de operación 100 (saldo inicial – coste original) se utiliza para el arrastre de saldos.
Tipo de documento: Identifica el tipo y la fuente de los datos; es decir, los datos notificados se almacenan en tipos de documentos diferentes a los de eliminación. Se puede utilizar en varios ajustes de consolidación, tareas e informes.
Para definir un tipo de documento se accede a la siguiente ruta de la IMG:
Las clases de documentos tienen asignados varios atributos, entre los que se incluyen las fuentes de datos (contabilización manual o automática, carga de archivos o API), los niveles de contabilización, el tratamiento de los impuestos diferidos, la anulación automática y las monedas que se utilizarán en la contabilización.
Tarea: Actividades para recoger y preparar los datos de notificación de las unidades de consolidación en los procesos de consolidación.
Para definir una medida se accede a la siguiente ruta de la IMG:
Grupo de tareas: Define las tareas incluidas en el Monitor de Datos y el Monitor de Consolidación, asegurando una secuencia lógica y datos consistentes.
Para definir un grupo de tareas se accede a la siguiente ruta de la IMG:
La posición asignada a la tarea representa el orden en que se mostrará la tarea en el Monitor.
Objetos de datos maestros
En esta sección se detallan los elementos de datos maestros que son actualizados por los usuarios para ejecutar los procesos de informes de grupo. Las capturas de pantalla se basan en la versión SAP S/4HANA 1909.
Posición de estado financiero: Representa la imputación fundamental en el sistema de consolidación.
Las posiciones dependen del plan de cuentas de consolidación. No sólo se utilizan con fines contables en los balances, los estados de pérdidas y ganancias o los estados de ganancias retenidas, sino que también pueden utilizarse para actualizar las métricas y los ratios.
SAP suministra previamente un conjunto de posiciones, que pueden editarse o ampliarse utilizando la siguiente aplicación Fiori en el Launchpad:
Esta aplicación Fiori tiene la capacidad de mostrar los elementos de los estados financieros existentes teniendo en cuenta las selecciones realizadas en el área de filtrado. Desde la lista, es posible editar la posición seleccionada o crear una nueva.
Las principales características que hay que mantener son las siguientes:
- FS type: atributo que indica la naturaleza de las posiciones.
- Categoría de desglose: Asignaciones obligatorias u opcionales que se determinarán al contabilizar con la posición.
- Atributos de selección: Clasificación asignada a las posiciones para que todas las posiciones que comparten el mismo valor de atributo puedan ser seleccionadas para ser tratadas de la misma manera, por ejemplo, en las medidas de consolidación.
Atributos de destino: Diseñados para derivar una posición basada en otra posición con fines específicos. Si se utilizan atributos de destino, no es necesario asignar las posiciones en la propia norma. En su lugar, el sistema identifica posiciones basadas en los datos maestros. Por ejemplo, para la posición 111100-Cash on hand, se selecciona la posición 111200-Depósitos a corto plazo para el atributo de destino de eliminación.
Las cuentas del libro mayor relevantes a efectos de consolidación deben ser mapeadas con una posición. El mantenimiento de esa asignación se hace accediendo a la siguiente aplicación Fiori en el Launchpad:
Esta aplicación Fiori tiene la capacidad de crear un nuevo mapeo, editar/visualizar el mapeo existente o importar el mapeo desde una plantilla.
En el caso de importar la asignación de posiciones, el sistema mostrará una ventana emergente para elegir el archivo para cargarlo. En la misma pantalla, existe la opción de descargar la plantilla para asegurarse de que el archivo está correctamente rellenado.
En caso de editar o visualizar la asignación, el sistema mostrará todas las cuentas de mayor ya asignadas con una posición y las cuentas de mayor pendientes de asignar para ser revisadas.
Unidad de consolidación: Nivel de organización más bajo para la consolidación.
Las unidades de consolidación pueden crearse, editarse o visualizarse utilizando las siguientes Fiori Apps en el Launchpad:
Los siguientes ajustes se definirán para cada unidad de consolidación:
- Tipo impositivo: Tipo impositivo por defecto aplicable en las contabilizaciones.
- Moneda local.
- Método de conversión: determina el tipo de cambio utilizado para partidas específicas de los estados financieros (FS) para convertir la moneda local a la moneda del grupo, y cómo se contabilizan las diferencias de conversión y redondeo.
- Método de transferencia de datos: Especifica cómo se recogen los datos financieros reportados localmente para su consolidación. Teniendo la opción de elegir uno de los siguientes métodos:
- Lectura del documento universal: aplicable a las unidades de consolidación cuyos datos financieros notificados se manejan en el sistema S/4HANA.
- Carga flexible.
Grupo de consolidación: Lista estructurada de unidades de consolidación. Una unidad de consolidación puede pertenecer a uno o más grupos de consolidación.
Los grupos de consolidación pueden crearse, editarse o visualizarse utilizando las siguientes Fiori Apps en el Launchpad:
Tenemos que definir la siguiente configuración para cada grupo de consolidación:
- Ledger: Ledger de consolidación que utiliza para su tratamiento la unidad de consolidación.
- Grupo de moneda: Viene determinado por el ledger de consolidación.
- Método: Métodos de validación asignados al grupo de consolidación.
Una vez definidos los grupos de consolidación, se les asigna las unidades de consolidación mediante la siguiente Fiori App en el Lauchpad:
Al asignar la unidad de consolidación, es necesario definir el tipo de método de consolidación que se utilizará y los períodos de asignación al grupo de consolidación.
Regla de validación: Condición para verificar la corrección de los datos según los principios financieros básicos, como que el total de activos debe ser igual a la suma del total de pasivos más la suma del total de fondos propios.
Las reglas de validación definidas pueden ser utilizadas para verificar los datos reportados, los datos estandarizados y los datos consolidados a lo largo del proceso de consolidación. Se definen utilizando la siguiente aplicación Fiori en el Launchpad:
Al definir las reglas, se tienen que configurar los siguientes parámetros:
- Expresión de la regla: Compuesta por dos fórmulas y un operador de comparación. Una fórmula puede incluir importes fijos, constantes, operadores matemáticos e importes del año hasta la fecha contabilizados con un rango de posiciones.
- Ajustes de tolerancia: Valor de tolerancia o porcentaje de tolerancia, para que la diferencia entre los valores calculados entre ambas fórmulas pueda ser ignorada siempre que no supere la tolerancia.
- Nivel de control Especifica cómo de estricta es la regla. Es decir, si una validación fallida da lugar a un estado de error, advertencia o información para la respectiva tarea de validación en los monitores.
- Campo de agrupación: Especifica los criterios de agrupación de los datos validados por la regla de la forma en que se organizarán en la pantalla de resultados de la validación.
- Comentarios necesarios: Seleccione la casilla de verificación si se necesitan comentarios para dar más explicaciones sobre el resultado de la validación.
Método de validación: Conjunto de reglas de validación para verificar la corrección de los datos.
Los métodos de validación se pueden crear y asignar a ellos múltiples reglas definidas utilizando la siguiente App Fiori en el Launchpad:
El standard SAP proporciona los métodos de validación SRD1 (Método de Validación de Datos Locales) y SCD1 (Método de Validación de Datos Consolidados) que contienen un conjunto de reglas predefinidas. Es posible crear nuevos métodos en el espacio de nombres del cliente: IDs que no comienzan con el prefijo S.
Una vez definidos los métodos de validación, se pueden asignar a los grupos de consolidación o a las unidades de consolidación en función de la tarea seleccionada: validación de datos notificados, validación de datos normalizados o validación de datos consolidados. La asignación se realiza en la siguiente Fiori App:
En primer lugar, se seleccionará la tarea deseada:
Para los tipos de medida 01 y 02, el método de validación se asigna a las unidades de consolidación, mientras que para el tipo de medida 03, el método de validación se asigna a los ámbitos de consolidación.
En la pantalla de asignación, se activa el método de validación para los períodos y las unidades/grupos de consolidación deseados.
SAP S/4HANA Project Lead with over 13 years in financial accounting and controlling modules (FICO); focused on international projects. Holding several professional certifications such as SAP Activate Project Manager, SAP S/4HANA Financial Accounting, Project Manager Professional (PMP), ITIL Foundation, Professional Scrum Master, among others. Strong functional and technical knowledge in MM, SD, S/4HANA, Machine Learning, SAP Leonardo, ABAP, AIF, HCI, PO, and Agile methodologies.